Stosowanie monitoringu w parkach, sklepach, biurach lub innych miejscach pracy jest obecnie na porządku dziennym. Czy istnieją zatem przepisy, które wyraźnie mówią, gdzie wolno, a gdzie obowiązuje absolutny zakaz monitorowania? Jak zatem nagrywać i kontrolować, a przy tym nie łamać przepisów? O tym wszystkim traktuje poniższy artykuł.

Już na początku 2010 r. Wojciech Wiewiórski – ówczesny Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, wystąpił do MSWiA z pismem w sprawie konieczności zainicjowania prac legislacyjnych normujących przetwarzanie danych osobowych w systemach wideonadzoru. Zdaniem GIODO monitoring wizyjny wymaga uregulowania w odrębnym akcie prawnym, innym niż ustawa o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z art. 47 Konstytucji RP z dnia 2 kwietnia 1997 r. „każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia (…)”, natomiast art. 31 ust. 3 ustawy zasadniczej stwierdza, że ograniczenia w zakresie korzystania z konstytucyjnych wolności i praw mogą być stanowione tylko w ustawie i tylko wtedy, gdy są konieczne w demokratycznym państwie dla jego bezpieczeństwa lub porządku publicznego (…)”. Te przepisy konstytucyjne stały się podstawą do opracowania założeń do ustawy o monitoringu wizyjnym.
Pomimo upływu 5 lat ustawy o monitoringu wizyjnym wciąż w Polsce nie mamy. Własnych uregulowań zdążyły już doczekać się m.in. Niemcy, Belgia, Szwecja, Włochy i Hiszpania. W Belgii np. zgodnie z ustawą z dnia 21 marca 2007r., regulującą instalowanie i użytkowanie kamer monitorujących, przyjęto zasady wymagające od podmiotu, który zamierza wprowadzić monitoring, uzyskania pozytywnej opinii rady gminy, w której znajduje się monitorowane miejsce i obowiązek rejestracji systemu w Komisji Ochrony Życia Prywatnego.

Ustawa, której nie ma

Polskie przepisy o monitoringu powinny uregulować:
• miejsca i okoliczności, w jakich stosowanie monitoringu jest dopuszczalne,
• prawa i obowiązki podmiotu prowadzącego monitoring,
• prawa osób objętych monitoringiem,
• zasady dotyczące wykorzystywania danych osobowych zabranych w procesie monitoringu,
• odpowiedzialność karną wobec podmiotów naruszających zasady i warunki stosowania monitoringu.

GIODO proponuje wyłączenie od stosowania ustawy wideorozmów i wideokonferencji prostych zestawów wideofonowych bez możliwości nagrywania, instalowanych np.: przy bramach wjazdowych na posesję, wejściach do budynku, lokali, stosowania kamer do celów artystycznych lub dziennikarskich, nagrywania bądź emisji materiałów z konferencji, seminariów, spotkań czy szkoleń oraz nagrań lub zdjęć wykonywanych dla własnego użytku.

Ustawa o monitoringu będzie oczywiście stanowiła lex generalis względem przepisów już istniejących. Warto bowiem pamiętać, że kwestia wideonadzoru została już częściowo uregulowana w przepisach szczegółowych, takich jak np.:
• ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 611 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu utrwalania przebiegu imprezy masowej (Dz. U. z 2011 r. poz. 73) – kwestia zapewnienia poprzez wideonadzór bezpieczeństwa uczestnikom imprez masowych,
• art. 147 Kodeksu postępowania karnego (Dz. U. z 1997 r. poz. 555 z późn. zm.) – kwestia rejestracji obrazu i dźwięku w odniesieniu do czynności procesowych,
• art. 73a Kodeksu karnego wykonawczego (Dz. U. z 1997 r. poz. 557 z późn. zm.) – kwestia rejestracji obrazu i dźwięku w odniesieniu do zakładów karnych i aresztów śledczych (w zakresie kontroli zachowania osób pozbawionych wolności),
• ustawa z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2009 r. poz. 1540 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 kwietnia 2012 r. w sprawie audiowizyjnego systemu kontroli gier w kasynie gry (Dz. U. z 2012 r. poz.416) – kontrola gier w kasynie gry.
Istniejące regulacje mają jednak charakter rozproszony i odnoszą się do wybranych aspektów stosowania monitoringu wizyjnego. Niezbędna jest zatem ustawa kompleksowa, regulująca zasady prowadzenia widonadzoru zarówno przez instytucje państwowe, samorządowe jak i podmioty prywatne.

Czym jest monitoring?

Kiedy zatem mówimy o monitoringu wizyjnym i co w sytuacji braku jasnych uregulowań warto zrobić, by nie zostać posądzonym o przetwarzanie danych osobowych w sposób niezgodny z prawem?
Monitoring to wideofilmowanie, w trakcie którego dochodzi do przetwarzania danych osobowych (takich jak wizerunek, głos, profile otaczających człowieka przedmiotów, ułatwiające identyfikację osób), którego celem jest kontrola obserwowanego obszaru. Samo stosowanie kamer do rejestracji obrazu to jeszcze nie monitoring. Wyróżnia się następujące rodzaje monitoringu:
• monitoring prowadzony w otwartej przestrzeni publicznej, czyli miejscach dostępnych publicznie, takich jak: ulica, parkingi, place targowe, place przeznaczone na imprezy masowe, stadiony, peron kolejowy, parki przeznaczone do użytku publicznego, przejścia podziemne, stacje benzynowe i inne obszary o podobnym przeznaczeniu,
• monitoring prowadzony w zamkniętej przestrzeni publicznej, czyli obiektach ogrodzonych, takich jak np.: muzea, hale sportowe, supermarkety, sklepy, biura obsługi klienta, wnętrze autobusu, kabina przedziału kolejowego czy dźwigu osobowego.

Szczególną ostrożność i rozwagę powinniśmy zachować stosując wideonadzór w szpitalach, przychodniach, kawiarniach, wydzielonych boksach, biurach, zakładach pracy, kabinach telefonicznych, kabinach wind, miejscach kultu, izbach wytrzeźwień. Wynika to ze specyfiki wymienionych miejsc, a tym samym wystąpienia danych osobowych wrażliwych.

Proporcjonalność i równowaga – gdzie i jak stosować monitoring

Proporcjonalność dotyczy przede wszystkim wyboru odpowiedniej technologii, kryteriów wykorzystywania urządzeń w konkretnych sytuacjach oraz zasad dostępu i okresu przechowywania danych z monitoringu.
Równowaga dotyczy proporcji między prawem do prywatności człowieka a ogólnym interesem podmiotu, który miałby stosować system monitoringu.
Co warto zrobić?
• Zarejestrować zbiór danych osobowych pochodzących z monitoringu,
• powołać administratora systemu monitoringu wizyjnego,
• zainstalować w widocznych miejscach piktogramy, czyli tabliczki informujące o wideonadzorze. Nieprawidłowe jest rozwiązanie polegające na umieszczeniu piktogramu np. w miejscu zasłoniętym przez skrzydło otwartych drzwi, miejscu zasłoniętym przez inne tablice informacyjne, zbyt nisko lub zbyt wysoko itp.,
• zamieścić w widocznych miejscach informacje, jaki jest cel monitoringu, jaki obejmuje teren oraz kto nim zarządza (nazwa i adres siedziby), np.: „Monitoring prowadzony jest przez … /tu nazwa podmiotu/, z siedzibą w … /tu adres siedziby podmiotu, w celu … /tu wskazanie celu/ i obejmuje … /tu wskazanie obszaru, jaki objęty jest monitoringiem/, stosownie do przepisów ustawy … /tu powołanie stosownego aktu prawa o randze co najmniej ustawy/ Więcej informacji uzyskać można telefonicznie /tu numer telefonu podmiotu/, drogą elektroniczną /tu adres poczty elektronicznej, wskazanie stosownej strony internetowej podmiotu”,
• wprowadzić w życie regulamin monitoringu i określić w nim np. wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe z monitoringu, czas przechowywania danych oraz podać parametry techniczne systemu,
• przeszkolić pracowników z przepisów o ochronie danych osobowych i w trakcie szkolenia zapoznać ich z regulaminem.

Realizując ww. działania pozostajemy w zgodzie z zapisami ustawy o ochronie danych osobowych, tj. m.in. spełnimy obowiązek uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych (wejście osoby w wyraźnie oznaczoną strefę objętą systemem monitoringu równoznaczne jest z wyrażeniem przez tę osobę zgody na przetwarzanie jej danych w zakresie wizerunku i wykonywanych czynności, jakie zostaną zarejestrowane przez kamery).
Czego nie wolno? Zakazane jest stosowanie wideonadzoru w miejscach naruszających godność człowieka, tj.: w toaletach, przebieralniach, gabinetach lekarskich, pomieszczeniach socjalnych.
Czego nie będzie wolno? Zakazane będzie stosowanie atrap kamer w przestrzeni publicznej, monitoring wizyjny nie będzie mógł być łączony z prowadzeniem bieżącego przekazywania lub rejestracji dźwięku, pozwalającego na słuchanie lub zapis prowadzonych rozmów (jako zbytnio naruszający prywatność). Niemniej wideonadzór będzie mógł zostać wyposażony w funkcję umożliwiającą włączenie odtwarzania dźwięku i nagrywania w przypadku zaistnienia sytuacji związanej z naruszeniem bezpieczeństwa.

Monitoring w miejscu pracy

Monitoring w zakładach pracy nie może naruszać praw pracowników. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o prowadzonym monitoringu wizyjnym (jest zobowiązany przekazać tę informację bezpośrednio pracownikom, np. podczas szkolenia na temat ochrony danych osobowych, a nie wyłącznie poprzez zawieszenie tabliczki czy piktogramu). Informacja taka powinna być jak najszersza i zawierać dane o liczbie kamer, ich położeniu itp.
Zakazane jest prowadzenie monitoringu wizyjnego w miejscach, gdzie pracownik potrzebuje prywatności (toaleta, przebieralnia).
Objęcie monitoringiem pomieszczeń socjalnych, np. szatni, stołówek oraz palarni znajdujących się na terenie miejsca pracy, nie ma uzasadnienia. Zwłaszcza w takich pomieszczeniach jak: szatnie, łazienki i toalety prawo pracownika do prywatności powinno być szczególnie chronione. Pracownik nie wykonuje, bowiem w takich pomieszczeniach czynności służbowych.
Warto również dodać, iż monitorowanie pracowników za pomocą kamer wideo jest przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, dlatego też pracodawca powinien w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane uzyskane w wyniku prowadzonego monitoringu oraz przechowywać je tylko przez taki czas, jaki jest niezbędny dla celów monitorowania (czas ograniczony do minimum).
Zainstalowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na sprawowanie kontroli w takiej formie.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i nie wyczerpuje ogromu tematu. W celu uzyskania pełniejszych danych proszę o kontakt pod adresem biuro@4telpartner.pl

Autor: Andrzej Fudala – prezes zarządu, Dominika Piniewicz – pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych 4TEL PARTNER SP. Z O. O.

Źródło: „ICT PROFESSIONAL” (numer 7, lato 2015)