Dorota Krakowiak, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi, przedstawi jakimi kryteriami należy się kierować podczas rekrutacji pracowników. Jest to pierwszy artykuł rozpoczynający cykl „Telekomunikację tworzą ludzie”.

Przychodzi taki moment w rozwoju organizacji, kiedy nie udaje się już pozyskać pracowników z najbliższego otoczenia i sytuacja wymusza rozpoczęcie poszukiwań pracownika z tzw. otwartego rynku pracy. Moje doświadczenie mówi, że na tym etapie w niedużych organizacjach rzadko sięga się po profesjonalne narzędzia rekrutacyjne. Najczęściej pracodawca próbuje się zmierzyć z poszukiwaniem odpowiedniego pracownika własnymi siłami, wychodząc z założenia, że każdy potrafi rozmawiać i na podstawie rozmowy ocenić drugą osobę. Takie podejście nasuwa jednak pytanie: czy to wystarczające, aby pozyskać nowego pracownika? Aby to sprawdzić warto przyjrzeć się etapom rekrutacji (nabór) i selekcji (wybór) oraz narzędziom służącym do realizacji tego procesu, ponieważ pomyłka może okazać się bardzo kosztowna.

Przygotowanie ogłoszenia

Pierwszym krokiem w procesie rekrutacyjnym powinno być precyzyjne zdefiniowanie wymogów dotyczących kandydata. Przydatny byłby opis stanowiska pracy (definiujący cel istnienia stanowiska), treść pracy oraz wymagania stawiane osobom wykonującym pracę. Co należy zrobić, kiedy takiego opisu nie ma? Wówczas najłatwiej jest przygotować ogłoszenie odpowiadając na następujące pytania: 1. Jakie są główne zadania do realizacji? 2. Jakie mamy wymagania wobec kandydata? 3. Co jako pracodawca możemy zaoferować? Od treści ogłoszenia zależy jakość otrzymanych aplikacji. Należy również mieć świadomość, że wybór nośnika ma niebagatelne znaczenie. O ile ogłoszenia w Internecie emitowane przy pomocy popularnych portali ogłoszeniowych dotyczących pracy dają dużą responsywność, jeśli chodzi o poszukiwanie kadry menadżerskiej i specjalistów, to nie dotyczy to personelu podstawowego. Ogłoszenia w prasie lokalnej są najskuteczniejszą formą znalezienia personelu podstawowego.

Analiza dokumentów aplikacyjnych

Na podstawie przygotowanych wymagań powinna nastąpić analiza dokumentów aplikacyjnych oraz wybór kandydatów do rozmów kwalifikacyjnych. Zachęcam zwrócić uwagę na te aplikacje, które są spersonalizowane – czyli adresowane do nas. Kandydat, który przygotował dokumenty aplikacyjne zawierające nazwę firmy oraz dane teleadresowe pokazuje swoje zaangażowanie oraz to, że świadomie wybiera przyszłych pracodawców. Należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii zawartych w dokumentach aplikacyjnych: przerwy w zatrudnieniu oraz częste zmiany pracodawców. Przerwy w zatrudnieniu zainicjowane przez pracodawcę to powód, aby przyjrzeć się kandydatowi z większą uwagą oraz poznać przyczyny tej sytuacji. Źle o kandydacie świadczą również częste zmiany pracy, nawet te z własnej inicjatywy. Mogą być dowodem na brak lojalności, jak również na brak sprecyzowanych celów zawodowych.

Rozmowa rekrutacyjna przez telefon

Podczas zapraszania kandydatów warto pamiętać o tym, że rozmowa kwalifikacyjna nie zaczyna się dopiero z chwilą przybycia kandydata. Powinna rozpocząć się już na etapie umawiania spotkania rekrutacyjnego. Rozmowa telefoniczna z kandydatem może nam dostarczyć wiele informacji o nim. Sposób, w jaki rozmawia przez telefon (czy jest miły, kulturalny od początku, czy dopiero w momencie poznania celu rozmowy), nie tylko świadczy o kulturze osobistej lub jej braku, ale także o przyszłym stosunku do innych ludzi – podwładnych, przełożonych, klientów. Zachowania wykazywane przez kandydata mogą świadczyć o jego determinacji lub jej braku do zmiany lub znalezienia pracy. Tym, którym zależy na pracy, postarają się zapisać czas i miejsce spotkania, dopytają, kto będzie uczestniczył w rozmowie oraz odpowiedzą na e-maila z zaproszeniem na spotkanie. warto już w tym momencie procesu przygotować notatkę.

Jak znaleźć odpowiedniego kandydata?

Co do przebiegu samej rozmowy, to osobiście jestem zwolenniczką przyjaznej atmosfery w trakcie interview. Choćby dlatego, że zrelaksowana osoba, czująca się bezpiecznie w towarzystwie rekrutującego, dużo chętniej, bardziej otwarcie i szczerzej opowiada o sobie. Jak to osiągnąć? W moim warsztacie pracy wypracowałam sobie taki sposób – na początku rozmowy pytam o ulubione zajęcia, zainteresowania, sposób spędzania wolnego czasu. Wyobrażenie miłej sytuacji przez kandydata wystarcza do rozładowania napiętej atmosfery. W momencie przybycia kandydata warto zarejestrować też tzw. pierwsze wrażenie. Na co zwrócić uwagę? Po pierwsze – czy kandydat przyszedł punktualnie, wcześniej, później. Przed czasem często przychodzą osoby, którym bardzo zależy na znalezieniu pracy, ale też nerwowe, napięte. Spóźnienie, zwłaszcza takie bez powiadomienia o tym fakcie, w moich oczach kandydata dyskwalifikuje. Tak jak brak wiedzy na temat firmy, do której kandydat aplikuje. Ważny jest również sposób podawania ręki – mocny uścisk świadczy o pewności siebie, a słaby o jej braku. Ale są też takie uściski dłoni, które jasno pokazują chęć dominacji, przewagi nad innymi. Pytanie pozostaje zawsze jedno: kogo szukamy? Czy silnej osoby, która będzie umiała zarządzać „twardą ręką” czy może członka zespołu, który będzie pracował z zaangażowaniem na sukces grupy. Kandydaci podczas rozmowy rekrutacyjnej chcąc wypaść jak najlepiej, często manipulują wywieranym wrażeniem. Naszym zadaniem jest takie zadawanie pytań (otwartych, pogłębiających oraz zamkniętych), aby dowiedzieć się, jaki jest naprawdę kandydat. Co tak naprawdę potrafi, jakie ma doświadczenie i czy na bazie tych doświadczeń nabył również wiedzę potrzebną do realizacji celów, które mamy zamiar przed kandydatem postawić. Istotne znaczenie ma również umiejętność czytania gestów, intonacji głosu, kontaktu lub braku kontaktu wzrokowego, ponieważ nad komunikacją niewerbalną jest bardzo trudno zapanować. Dlatego warto umieć czytać komunikaty niewerbalne, zwłaszcza wtedy, kiedy zadajemy tzw. trudne pytania – na przykład o powody odejścia z poprzedniej firmy. Podczas przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej ważne jest sporządzenie skryptu, tak by wszystkim kandydatom zadawać te same pytania i mieć materiał łatwy do porównań. Na początek najbardziej zasadnym byłoby zdiagnozowanie wszystkich zmian w życiorysie kandydata. Powody zmiany pracy mogą nam pokazać różne ważne dla nas kwestie – w jakim kierunku chce się nasz potencjalny pracownik rozwijać, jak reaguje na zmiany lub brak możliwości awansu, czy zmiany pracy nie są związane z jego konfliktowym charakterem. Jeśli uda nam się od kandydata otrzymać szczere odpowiedzi oraz jesteśmy przekonani co do jego wiedzy, kompetencji to warto jeszcze pochylić się nad problemem osobowości kandydata i dopasowaniem do kultury organizacji. Nie trzeba do tego wysoko wyspecjalizowanych, standaryzowanych testów zarezerwowanych tylko dla psychologów. Warto jednak uczyć się, szukać dobrych praktyk w tej dziedzinie po to, by nie płacić wysokiej ceny za błędy w rekrutacji. A wbrew pozorom to dość kosztowna pomyłka, na którą składa się nie tylko koszt ogłoszenia, czasu poświęconego na realizację procesu, ale również czas nieproduktywności pracownika w pierwszym okresie pracy, a następnie powtórzenie całego procesu od nowa.

Autor: Dorota Krakowiak, manager i trener z wieloletnim doświadczeniem w obszarze HR, organizacji i zarządzania. Obecnie właścicielka firmy doradczo-szkoleniowej Krakowiak Consulting. W najbliższym numerze „ICT Professional” (lato 2015, nr 7) Dorota Krakowiak podpowie nam jak zatrzymać idealnego pracownika. Będzie to kolejny artykuł z cyklu „Telekomunikację tworzą ludzie”.

Źródło: „ICT Professional” (wiosna 2015, nr 6)