Naturalnym dążeniem każdego operatora telekomunikacyjnego, niezależnie od tego czy mówimy o małym, średnim lub dużym przedsiębiorstwie, jest nastawienie się na szybki rozwój i szybki zwrot z inwestycji. Możliwe jest to dzięki zrozumieniu konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych przeznaczonych na rozwój jak i utrzymanie infrastruktury oraz poprzez stałe rozwijanie i powiększanie grupy klientów. Przedsiębiorca telekomunikacyjny musi być skoncentrowany na generowaniu zysku, realnego zysku w postaci środków, które jest w stanie przeznaczyć na rozwój.

Rzeczywistość wygląda niestety inaczej. Operate.pl specjalizująca się w branży telekomunikacyjnej weryfikowała na przestrzeni lat realizowanie przez przedsiębiorców telekomunikacyjnych budżetów opracowanych pod biznes plany nastawione na rozwój i zysk. Pomimo faktu zgodności stanu środków w budżecie na papierze, w niemal każdym przypadku planowany zysk odbiegał znacząco od rzeczywistego stanu środków na kontach. Przedsiębiorcy telekomunikacyjni rzadko zdawali sobie sprawę z faktu jak wysokich kwot brakuje im na kontach. Wielu z spośród nich nigdy nie tego nie liczyło. Normą stała się sytuacja, w której każdy nowy, regularnie płacący klient pokrywał straty wynikające z braku płacenia przez klientów pozyskanych wcześniej. Obecnie operatorzy koncentrują się na marketingu, serwisie, promocjach, konkurencji. Stanowi to codzienność ich biznesu. Zapominają niestety, że pomijają istotny element swojego biznesu, który jest w stanie pogrążyć każde przedsiębiorstwo – zaległości w płatnościach i długi własnych klientów. Istotny element decydujący o płynności finansowej firmy jest pomijany, zajmuje się nim na szarym końcu lub po prostu godzi się ze stratami. To bardzo poważny błąd.

W branży telekomunikacyjnej wśród mikro i małych przedsiębiorców panuje zasada, że do momentu kiedy pieniądze wpływają na konto nie ma potrzeby aby wprowadzać jakiekolwiek procedury dotyczące windykacji należności. Kiedy zaczyna być podejmowany temat dotyczący odzyskania pieniędzy część należności jest już przedawniona. Brak polityki zarządzania wierzytelnościami jest również jednym z najważniejszych czynników wpływających na równowagę finansową. Jako główny czynnik wewnętrzny wpływający na równowagę finansową przedsiębiorcy można wskazać brak systematyczności oraz konsekwencji w działaniu. Wielu przedsiębiorców nie potrafi rzetelnie określić wysokości oraz ilości posiadanych wierzytelności. Wynika to przede wszystkim z tego, iż nie prowadzą na bieżąco stałego monitoringu swoich płatności.

Firma Operate.pl współpracując ze swoimi klientami starała się zweryfikować dlaczego sprawy związane z windykacją były odkładane przez nich na bok. Spośród wszystkich odpowiedzi do najczęstszych należały: „nie opłaca się”, „nie wiem jak to zrobić”, „szkoda czasu, lepiej odłączyć starego klienta i szukać nowego”, „klient zniknął lub się wyprowadził”. Straty sięgają wielu tysięcy złotych. Wynika to z analiz długów klientów. Kiedy do zestawienia weźmie się pod uwagę nieoddany przez klienta sprzęt – STB, Routery, CPE – straty często się podwajają. Mamy tu do czynienia z nienaturalną sytuacją, w której klienci wzbogacili się oszukując polskich przedsiębiorców telekomunikacyjnych.

Zapytani właściciele firm o wysokość kwoty, dla której opłaca się windykować odpowiadają różnie. Przedział to od stu do pięciuset złotych. Czasami padają wyższe kwoty. Bardzo często najświeższe faktury, na niższe kwoty lub noty odsetkowe lądują w koszach. Starsze faktury lub noty często się przedawniają. Oczywiście odpowiedź na to pytanie brzmi – każda kwota jest warta tego by ją windykować. Każdego klienta można rozliczyć co do grosza i nie ponieść z tego tytułu żadnych strat. Pytanie jak tego dokonać?

Każdy z operatorów chcący osiągnąć prawie 100% skuteczności w windykacji powinien wprowadzić odpowiednie procedury i schematy postępowania w określonych sytuacjach. Spośród najważniejszych elementów wymienić można pracę na dokumentach, ich spójność i kompletność. Jest to podstawa praktycznie gwarantująca sukces. Wdrożenie polityki zarządzania wierzytelnościami jako podstawy zabezpieczenia swoich finansów pozwala zminimalizować ilość spraw przekazywanych do windykacji. Prawidłowo wysłane wezwanie do zapłaty nie tylko zwiększa nam sukces w przypadku skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego ale jest dobrą praktyką, w której klient staje się świadomy w jakim kierunku zmierzamy.

Naszym kierunkiem jest postępowanie sądowe – czy to tradycyjne czy elektroniczne. Doświadczenie i praktyka Operate.pl pokazuje, że EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze) jest słuszną i pewną drogą odzyskania niezapłaconych przez klientów zobowiązań. Tylko prawomocny wyrok sądu gwarantuje nam dożywotnią możliwość ubiegania się o zapłatę. Pamiętać przy tym należy, że mamy na to trzy lata by dłużnik mógł zakwestionować dług z tytułu przedawnienia najstarszej faktury czy noty obciążeniowej. Wszystkie inne metody prewencji – monit telefoniczny, monit pisemny działają tylko na zapominalskich.

Wybierając firmę windykacyjną warto zwrócić uwagę nie tylko na koszty związane z samą windykacją ale przede wszystkim na to w jaki sposób zostaną zabezpieczone Twoje sprawy w procesie windykacji – czy skończą się prawomocnymi nakazami i zagwarantują późniejszą bezsporną egzekucję, czy wylądują w segregatorze – klient nie dobiera, nie odpisuje, nie wpłacił pieniędzy, sprawa przedawniona.

Doświadczenie Operate.pl pokazuje stały schemat – nie ma ludzi lub firm, które nie posiadają środków na spłatę zadłużenia. Ponad 90% dłużników trwa w przekonaniu, że niskich kwot się nie windykuje a koszt z tym związany jest nie adekwatny do poniesionych strat – stąd brak wpłat – na szczęście wynika to tylko z braku wiedzy lub powszechnie panującej opinii, która jest efektem nieudolnego działania większości znanych firm windykacyjnych istniejących na rynku – sterta listów z powielającymi się zapewnieniami, że te wezwanie jest ostatnim – i tak bez końca, bez konsekwencji działania.

Stojąc przed obliczem walki z nieuczciwymi klientami często bezsilnie liczymy ile fizycznie pieniędzy nie trafiło na konto firmy – kwoty są ogromne – niekiedy absurdalne. Przykład – średnia firma z 1 000 użytkowników w sieci, średnia opłata z abonamentu 50 zł. Średnia niezapłaconych faktur i zadłużeń to 10-20%. Jakie to kwoty łatwo policzyć. Od 5 000-10 000 zł miesięcznie co w przeliczeniu na rok daje od 60 000-120 000 zł zalegających należności. Dodać należy jeszcze odsetki parokrotnie większe niż lokaty bankowe. W co za powyższe kwoty właściciel firmy mógłby zainwestować? W cokolwiek na co nie mógł sobie do tej pory sobie pozwolić. Jeśli nie żal Ci tych pieniędzy po 3 latach prawdopodobnie będzie można je wykreślić z systemu księgowego i zapomnieć o problemie. Jeśli chcesz je odzyskać nie możesz czekać.

Na jaką skuteczność możesz liczyć? Praktycznie 100% spraw w firmie Operate.pl kończy się zapłatą wraz z odsetkami lub prawomocnymi nakazami sądowymi, które nigdy się nie przedawniają. Watro jedynie pamiętać by co 3 lata, ze względu na ciągłość odsetek, odświeżyć zapytanie do komornika lub raz na 10 lat, w związku z ważnością nakazu, przedłużyć go o kolejne 10 lat. Warto wspomnieć o kosztach związanych z postępowaniami i ubieganiem się o zapłatę . Są pobierane przez Państwowe instytucje z góry – sąd, komornik, poczta – ale oczywiście są doliczane do rachunku dłużnika więc finalnie nigdy nie jesteśmy stratni.

Jeśli nasuwają Ci się wątpliwości lub dodatkowe pytania w niektórych sprawach, które wystąpiły w Twojej firmie związanych z windykacją lub problemami z regulowaniem zobowiązań Twoich klientów zachęcamy do kontaktu z naszą firmą pod adresem mailowym kontakt@operate.pl lub pod numerem telefonu 534-827-048. Jesteśmy przekonani, że pomożemy w każdej sprawie a odzyskane pieniądze poprawią Twój nastrój i pokażą nowy potencjał Twojej firmy.

Autor: Anna Pudołek – ekspert w zakresie windykacji należności i zarządzania wierzytelnościami w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Jako współwłaściciel firmy telekomunikacyjnej działającej na rynku od 10 lat posiada dogłębną znajomość branży telekomunikacyjnej. Zdobyte bogate doświadczenie zaowocowało specjalizacją w zakresie windykacji należności i zarządzania wierzytelnościami. Obecnie założycielka i właściciel ogólnopolskiej firmy specjalizującej się w obsłudze wierzytelności.