[miejsce publikacji] ICT Professional, Nr 22 – Wiosna 2019

[rubryka] Technologie

[autor] Paulina Sacha, Marketing Specialist w Bakotech

[tytuł] Archiwizacja poczty e-mail vs backup – co wybrać?

Znaczenie poczty e-mail w komunikacji biznesowej

Według dostępnych badań i statystyk na temat sposobów komunikowania się w firmach i organizacjach, poczta e-mail wciąż dominuje nad innymi kanałami. Jak donosi firma MailStore, powołując się na dane Statista.com, w 2017 roku, użytkownicy poczty na całym świecie wysyłali i odbierali średnio 269 bilionów e-maili dziennie. Z kolei w 2015 roku, Uniwersytet Kalifornijski przeprowadził badanie dotyczące częstotliwości sprawdzania poczty e-mail. Wyniki badań wykazały, że przeciętny użytkownik sprawdza swoją skrzynkę mailową 77 razy w ciągu dnia. Rekordzista, manager pracujący w jednej z amerykańskich korporacji, do skrzynki mailowej zaglądał 373 razy tego samego dnia. Badanie zostało przeprowadzone w 2015 roku. Do dzisiaj wykorzystanie poczty e-mail w komunikacji, na poziomie firm i organizacji wzrosło i wciąż rośnie, klasyfikując tę formę przekazywania informacji na najwyższej pozycji, dla której trudno znaleźć lepszą, a nawet porównywalną alternatywę.

Potwierdzają to wspomniane już prognozy, opublikowane przez Statista.com, prezentujące liczbę wysyłanych i odbieranych dziennie e-maili na całym świecie od 2017 do 2022 roku.

Dane Statista.com

Poczta e-mail jako główna lokalizacja wielu kluczowych informacji w firmie  

Poczta e-mail jest jednak nie tylko podstawowym narzędziem komunikacji, ale także jednym z najważniejszych i najcenniejszych zasobów informacji w firmie i w biznesie. Bardzo często zdarza się, że treści i materiały przekazywane za pomocą e-mail, nie są przechowywane w żadnych innych miejscach i poczta stanowi ich jedyną lokalizację.

Pojawia się zatem potrzeba zabezpieczenia firmy czy organizacji przed utratą często cennych informacji lub danych zlokalizowanych na poczcie, na wypadek awarii serwera, czy nawet oczyszczania skrzynek pocztowych przez pracowników zmieniających miejsce pracy.

Jednym ze sposobów zabezpieczania informacji gromadzonych na skrzynkach pocztowych jest tworzenie długoterminowych kopii zapasowych, tzw. backupów. Firmy czy organizacje mają zwykle do dyspozycji dobrze działające serwery poczty e-mail lub inne oprogramowanie przeznaczone do grupowej komunikacji mailowej, ale systemy te często nie są jednak zaprojektowane do przechowywania informacji i danych w dłuższej perspektywie czasu. W praktyce może prowadzić to do szeregu problemów technicznych, prawnych, a nawet finansowych.

Archiwizacja poczty e-mail – najprościej mówiąc – jest rozszerzeniem istniejącego już systemu poczty elektronicznej, którym, w zależności od potrzeb organizacji, zarządza administrator. Zadaniem archiwizacji jest wydajne zarządzanie dużą ilością danych, możliwość wygodnego przeszukiwania i udostępniania zarchiwizowanych wiadomości przy równoczesnej redukcji obciążeń serwera.

Archiwizacja vs backup

Archiwizacja poczty e-mail i backup nie oznaczają tego samego. Są to dwie różne formy zabezpieczania danych i informacji, które wzajemnie się nie wykluczają, a skutecznie uzupełniają.

Tworzenie kopii zapasowych nie zastępuje archiwizacji poczty, która daje nam 100% gwarancję nienaruszalności archiwów i pewność, że wszystkie wiadomości, zarówno wychodzące jak przychodzące, zostały zarchiwizowane, nawet mimo usunięcia poczty lub zmanipulowania lokalnych archiwów PST przez użytkowników.

Podstawową ideą każdej operacji archiwizacji jest zapewnienie możliwości odzyskiwania wszystkich danych i plików, ich szybkiego przeszukiwania poprzez mechanizmy indeksowania oraz szybkiego i wygodnego zapewnienia dostępu do nich przez długi czas niezależnie od lokalnych plików PST. Jest to przede wszystkim istotne w świetle przepisów prawa, które narzucają firmom i organizacjom konieczność odpowiedniego przetwarzania, przechowywania i zabezpieczania wiadomości e-mail, łącznie z ich zawartością. To jedna z podstawowych różnic między archiwizacją a backupem, który zabezpiecza nasze dane i informacje tylko w ograniczonym okresie.

Dane przetwarzane w firmie, poza backupem, można zabezpieczać jeszcze w innych sposób – tworząc kopie zapasowe na zewnętrznych urządzeniach. W tym przypadku istnieje jednak największe ryzyko manipulowania danymi znajdującymi się na nośniku zewnętrznym. W łatwy sposób daną zawartość można usunąć – czy to od razu po jej otrzymaniu, czy też przed samym utworzeniem kopii zapasowej. Archiwizacja, dzięki synchronizacji w tle z serwerem poczty, umożliwia tworzenie i zapisywanie 1:1 zawartości przychodzącej i wychodzącej z danej skrzynki mailowej, bez względu na wykonywane na niej czynności. Ponadto, wszystkie wiadomości przechowywane są w centralnym archiwum, które nie wpływa na działanie serwerów firmowych, a nawet powoduje zmniejszenie ich obciążenia.

Wśród różnic między backupem a archiwizacją poczty e-mail, należy wskazać dodatkowo na takie elementy jak:

• redukcja obciążenia serwera,

• eliminacja ograniczeń wielkości skrzynki pocztowej,

• eliminacja znaczenia plików PST i uniezależnienie procesu zabezpieczenia danych od lokalnych archiwów PST,

• redukcja wymagań wielkości pamięci poprzez procesy de-duplikacji oraz kompresji,

• kompletna archiwizacja wszystkich e-maili,

• zabezpieczenie przed manipulacją zarchiwizowanych wiadomości,

• indeksowanie wiadomości (pełny tekst) dla szybkiego wyszukiwania,

• proste i szybkie przywracanie utraconych wiadomości,

• spełnienie wymagań prawnych.

Backup nie może zastąpić i zapewnić funkcji archiwizacji. Ta z kolei nie może zastąpić tradycyjnych zadań tworzenia kopii zapasowych. Oczywiste jest, że kopie zapasowe, z punktu widzenia każdej firmy i organizacji, są konieczne. Uzupełnienie jednak tego procesu archiwizacją poczty, która zapewnia szybki i pełny dostęp do danych i informacji ze skrzynek pocztowych, nawet po awarii, gwarantuje organizacji zabezpieczenie się przed szeregiem niebezpieczeństw związanych z przetwarzaniem informacji drogą elektroniczną.

Zapytaj o darmową wersję testową rozwiązania MailStore Server!

Zapytaj o bezpłatną wersję testową