[miejsce publikacji] ICT Professional, Nr 18 – 2/2018, strona 30.

[rubryka] Zarządzanie

[autor] Marcin Orocz

[tytuł] Pozbądź się zbędnych kilogramów Część 2 – Jak zwizualizować modele biznesowe? Przykłady notacji z wykorzystaniem popularnych narzędzi

___________________________________________________________________________________________________________

 
Nie taki BABOK straszny, jak go malują. Nie chodzi tutaj o straszydło ze śląskich legend, a o zbiór narzędzi analityki biznesowej zebranych jako standard „A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge®” (BABOK® Guide), aktualna wersja trzecia powstała w 2015 roku.

Dokument przedstawia zbiór gotowych schematów i narzędzi, które ułatwiają analizowanie procesów biznesowych, ich dokumentację i wizualizację, a także zawiera szereg wskazówek dotyczących optymalizacji procesu i szacowania ryzyk. Ta wiedza szczególnie przyda się każdemu, kto zajmuje się tematem RODO (proszę jednak osoby nie zajmujące się ochroną danych osobowych, by doczytały do końca) i kto potrzebuje zwizualizować proces gromadzenia, przetwarzania, udostępniania, archiwizacji czy usuwania danych. Każdemu, kto chce oszacować ryzyko naruszenia prawa ochrony danych osobowych. Więcej na ten temat w nagraniu z webinarium, które odbyło się 28.02 dla czytelników ICT Professional https://www.facebook.com/ENGI.PLatform/videos/ 391878014606843/. Oczywiście możemy pozostać przy mazaniu po tablicy kolorowymi markerami, tak jak możemy ćwiczyć pompki i przysiady w domu. Chcemy jednak być profesjonalistami i dzisiaj wybieramy się na trening na siłownię, dlatego trzeba się „ubrać w obcisłe, bo warto mieć styl”, jak śpiewał Lech Janerka. Wizualizujemy plan działania Wypisujemy, co zamierzamy zrobić – tu posłużę się branżowym przykładem: Tworzymy nową usługę dla stałych abonentów.

Faza I – input – zbieranie oczekiwań
Wkładem do procesu (input) będzie zebranie oczekiwań naszych Klientów – za pomocą burzy mózgów wewnątrz organizacji, za pomocą ankiet rozesłanych wraz z fakturą, za pomocą linku do formularza rozesłanego w mailingu czy prostej ankiety na firmowym facebooku (narzędzi i możliwości jest sporo, więcej na ten temat w rozszerzającym cykl artykułów materiale do pobrania na stronie https:// engi.pl/ictprofessional), za pomocą rozmowy osobistej lub telefonicznej, a może i łącząc wszystkie te formy jednocześnie. Wszelkie uwagi i potrzeby spisujemy i poddajemy dyskusji (patrz ICT Professional 1/2018).

Faza II – definiowanie procesu
W kolejnej fazie definiujemy naszą ofertę. Tu możemy wykorzystać dość powszechne narzędzie potocznie nazywane „kanwą” (dla profesjonalistów Business Model Canvas). Kanwa pomaga zdefiniować kluczowe elementy naszej nowej oferty, wychodząc od korzyści dla potencjalnego Klienta. Część ta wizualnie umieszczona jest w centralnej części kanwy, żeby nie zapomnieć, kto tu jest najważniejszy i komu naszą ofertą chcemy pomóc rozwiązać problemy zdefiniowane na etapie zbierania oczekiwań (patrz krok input).

oferta będzie dla obecnych abonentów detalicznych). Opisanie tych elementów pozwoli wygenerować nam listę zagadnień, które będą naszym efektem pracy w procesie tworzenia nowej oferty (output), a następnie w określeniu szczegółowych zadań dla nas i naszego zespołu. Kanwę możemy wykorzystać zaraz po burzy mózgów, gdzie zebrane osoby, świeżo po intelektualnej rozgrzewce, możemy zaangażować do wydajniejszych ćwiczeń. Kanwę można pobrać ze strony, wydrukować w formacie A0, przywiesić na ścianie, rozdając pracownikom żółte karteczki i wytłumaczyć, że pomysły trzeba przykleić na poszczególne elementy kanwy. Tak zebrany materiał pozwoli nam lepiej opisać planowaną sytuację, nie pomijając kluczowych elementów tworzenia nowej usługi. By cały konspekt miał dla nas uzasadnienie biznesowe, określamy strukturę kosztów i spodziewane przychody (dolna część kanwy). Tak określoną usługę możemy przekazać do realizacji (faza output).

Faza III – efekt końcowy
Zadania z tej fazy warto rozpisać w postaci procesu. Pewnie ktoś zapyta: A dlaczego nie projektu, przecież mogę wykorzystać np. harmonogram Adamieckiego i zwizualizować sobie zadania i kamienie milowe?
Możemy to zrobić, jeżeli ta czynność będzie jednorazowa i nie zamierzamy powtarzać i udoskonalać tego procesu w przyszłości. Chcemy zapewnić sobie płaski brzuch – oczywiście możemy robić 20 pompek dziennie przez 2 miesiące. Efekt jednak dostrzeżemy, jeżeli będziemy traktować brzuszki jako proces do osiągnięcia lepszej sprawności fizycznej – może się okazać, że po dwóch tygodniach musimy zejść z wyznaczonej liczby, żeby najpierw wzmocnić plecy, albo że możemy zwiększyć tę liczbę, bo idzie nam dobrze i mamy jeszcze potencjał. Najlepiej robić to pod okiem trenera, który wskaże, które elementy ćwiczenia wykonujemy poprawnie, a które wymagają korekty.
Jako fan metody PDCA i nieustannego wzrostu, proponowałbym, by jednak rozpisać zadania w formie procesu, a działania w ramach poszczególnych kroków zostawić przypisanym do nich rolom. Usprawnia to działanie organizacji – nie musimy zarządzać projektem, powoływać komitetu sterującego, brać kierownika projektu z certyfikatami. Wystarczy odpowiednią rolę przypisać kompetentnym osobom we własnej organizacji i im zaufać. Badania potwierdzające słuszność turkusowych organizacji wskazują, że pracownik odpowiedzialny za swój kawałek procesu, działając we własnym interesie, działa dla dobra firmy (analizy i wyniki badań w materiałach uzupełniających). Pracownik ma świadomość bycia częścią większego organizmu, rozumie, co dostaje na wejściu, co należy do jego kompetencji i co ma dostarczyć na wyjściu kolejnym osobom w procesie i jak to jest zależne od siebie.

Faza IV – przedstawienie pracownikom planów i wyników analizy
Udało nam się zrzucić wagę, mamy płaski brzuch, więc co robimy? Oczywiście zdjęcie „po”. Następnie zestawiamy je ze zdjęciem „przed” i wrzucamy do mediów społecznościowych, sprawdzając, czy mamy więcej lajków niż konkurencja. ;) Wiemy jednak, że nie o ilość lajków tu chodzi, a przede wszystkim o podnoszenie jakości swoich usług. Lepsze usługi = zadowolony Klient, zadowolony Klient = więcej zadowolonych Klientów, więcej zadowolonych Klientów = większy zysk.
Gratulacje! Udało Ci się zarobić na nowej usłudze! Wiesz już jak przejść przez to ćwiczenie, spróbujmy więc może jeszcze jednej serii?.